Odpowiedzialne zarządzanie staje się koniecznością. Elementem zapewniającym prawidłowe funkcjonowanie organizacji (w oparciu o powszechnie obowiązujące przepisy prawa, procedury, normy wew. organizacji, kodeksy etyczne) jest wiedza o zachodzących w organizacji nieprawidłowościach.

Wdrożenie Dyrektywy o ochronie sygnalistów

W dniu 26 listopada 2019 roku została opublikowana Dyrektywa Parlamentu Europejskiego
i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii – tzw. Dyrektywa o ochronie sygnalistów. Akt ten podlega obowiązkowej implementacji do krajowego porządku prawnego każdego państwa członkowskiego. Termin na implementację dyrektywy to 17 grudnia 2021 roku. Na podstawie Zarządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 1 grudnia 2020 r. w sprawie wyznaczenia ministra właściwego do przeprowadzenia prac legislacyjnych mających na celu implementację unijnej dyrektywy w sprawie ochrony sygnalistów, prace nad projektem ustawy przejął Minister Rozwoju, Pracy i Technologii.

Zadania dla resortu – to m.in. ocena skutków społeczno-gospodarczych implementacji Dyrektywy do porządku krajowego, opracowanie projektu ustawy, przeprowadzenie konsultacji publicznych, wniesienie projektu do rozpatrzenia przez właściwe komitety Rady Ministrów.

Wymogi Dyrektywy mają objąć wszystkie podmioty prawne sektora publicznego, a także podmioty prawne sektora prywatnego zatrudniające od 250 pracowników – w terminie do 17 grudnia 2021 roku oraz dwa lata później podmioty prawne w sektorze prywatnym zatrudniające od 50 do 249 pracowników.

Nie ulega więc wątpliwości, że jednym z najbardziej aktualnych wyzwań przed jakimi staną
w ciągu najbliższych miesięcy przedsiębiorcy będzie wdrożenie skutecznych systemów zgłaszania nieprawidłowości i ochrona sygnalistów.

Standardy zakreślone przez Dyrektywę to tzw. standardy minimalne, które już dzisiaj mogą stanowić bazę do rozpoczęcia prac nad budowaniem systemu zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów. Ostateczny kształt przepisów w zakresie ochrony sygnalistów w Polsce poznamy zapewne w drugiej połowie roku, gdy pojawi się projekt ustawy, która będzie implementowała do krajowego porządku prawnego przedmiotową dyrektywę.

Sygnalista to…

Pierwsze z nasuwających się pytań – kim jest sygnalista? Sygnalista to osoba przekazująca informacje o nadużyciu w miejscu pracy (czyli o działaniach niezgodnych z prawem – tj. korupcji, unikaniu opodatkowania, naruszeniu prywatności czy praw pracowniczych, ale też działaniach nieetycznych, konflikcie interesów oraz działaniach mających na celu zatajenie zaistniałych w organizacji nieprawidłowości), działająca w dobrej wierze – czyli przekonana, że przekazywane przez nią informacje są prawdziwe i wiarygodne. Ujawnienie, którego dokonuje sygnalista służy dobru organizacji lub dobru publicznemu. Co ważne, osoba dokonująca zgłoszenia nie uczestniczy w niedozwolonym procederze.

Zgodnie z definicją sygnalisty zawartą w Dyrektywnie, sygnalistą może być każdy, kto pracuje w sektorze prywatnym lub publicznym i uzyskał informacje na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą, w tym co najmniej:

• pracownicy (a także byli pracownicy, kandydaci do pracy),
• wolontariusze, stażyści i inne osoby współpracujące z organizacją, nawet jeśli nie otrzymują wynagrodzenia,
• osoby współpracujące z organizacją na podstawie np. umów B2B,
• akcjonariusze, wspólnicy i osoby pełniące funkcje w organach jednostki organizacyjnej,
• wykonawcy, podwykonawcy, dostawcy i osoby działające pod ich nadzorem.

Zgłoszenia nieprawidłowości

Dyrektywa mówi o trzech kategoriach dokonywania zgłoszeń:

• zgłoszeniu wewnętrznym – dokonywanym z wykorzystaniem wewnętrznych kanałów komunikacji istniejących w danej organizacji,
• zgłoszeniu zewnętrznym – dokonywanym do właściwych organów władzy publicznej,
• ujawnieniu publicznym – czyli podaniu informacji o naruszeniu do wiadomości publicznej, co może nastąpić w dowolnej formie.

Jednocześnie, podkreśla się, iż preferowanym kanałem powinien być kanał wewnętrzny, o ile nieprawidłowościom można zaradzić wewnątrz organizacji.

Mając na uwadze bezpieczeństwo, stabilność działania, budowaną przez lata reputację organizacji, a także to, że organizacje będą rozliczane z prawidłowego funkcjonowania wdrożonych systemów, celem powinno być wdrożenie skutecznego, nie pozornego systemu dla sygnalistów.

Budowanie skutecznego systemu do zgłaszania nieprawidłowości to proces, w trakcie którego należy zwrócić uwagę na takie elementy jak:

• kultura organizacji i jej otoczenie – aby zapewnić efektywne wdrożenie systemu, aby dokonać wyboru odpowiedniego kanału zgłoszeniowego,
• opracowanie i przygotowanie dokumentacji obowiązujących procedur,
• opracowanie, a następnie wdrożenie strategii komunikacji na temat wdrożonych rozwiązań,
• cykliczne szkolenia pracowników z zakresu wdrożonych procedur, ale też budujące wiedzę i świadomość na temat sygnalistów,
• konieczność monitoringu cyklu życia systemu, by móc go modyfikować, tak by odpowiadał potrzebom organizacji.

Wymierną korzyścią dla organizacji, która wdroży skuteczny system informowania
o nieprawidłowościach, będzie, w wymiarze społecznym, wzmocnienie kultury organizacyjnej przez podkreślenie lojalności sygnalisty względem organizacji i pracujących w niej osób.
Z drugiej strony walka z negatywnymi stereotypami dot. whisleblowingu (sygnalizowania),
o ile zgłoszenia będą rzetelnie analizowane, a naruszenia spotykają się ze zdecydowaną reakcją.

W aspekcie wewnętrznym – następuje wzmocnienie zaufania i świadomości pracowników, zaś w aspekcie zewnętrznym – wiarygodności organizacji na rynku.

System ten pozwala wyeliminować z organizacji osoby, które działając niezgodnie
z obowiązującymi przepisami prawa, wewnętrznymi regulacjami obowiązującymi
w organizacji wywołują szkody dla niej, jak i jej współpracowników. Więcej, system pozwala na utrzymanie motywacji i lojalności pracowników, którzy obciążeni psychicznie wiedzą
o nieprawidłowościach w organizacji nie mając możliwości jej przekazania lub obawiając się konsekwencji ich zgłoszenia mogą stanowić potencjalną grupę, w której brak motywacji przełoży się na wypalenie zawodowe.

Autor: pr. Marzena Rosler-Borakiewicz

Radca Prawny, w kancelarii FILIPIAK BABICZ LEGAL jest odpowiedzialna za praktykę prawa pracy. Reprezentuje Klientów w sporach sądowych z zakresu prawa pracy, prawa ubezpieczeń społecznych oraz prawa cywilnego. Jej praktyka procesowa obejmuje w szczególności spory związane z ustaleniem istnienia lub rozwiązania stosunku pracy, spory dotyczące mobbingu, dyskryminacji, roszczeń związanych z czasem pracy.