„Ten, kto ma w życiu swoje „dlaczego”, poradzi sobie z „jak”.”

 Friedrich Nietzsche

Idea powstania Instrumentu Szybkiego Reagowania

Każdy z nas, niezależnie od pozycji zawodowej, zastanawia się czasem nad przyszłą sytuacją swojej firmy i swoją rolą w niej; próbujemy przewidzieć przyszłą koniunkturę na rynku, zapotrzebowanie na nasze produkty czy usługi; rozważamy, na ile silna i bezpieczna jest jej pozycja w branży w porównaniu do konkurencji, czy potrzebujemy nowych pracowników, czy też konieczne będą redukcje… I choć zazwyczaj koncentrujemy się na codziennej pracy, oczywistym jest, że możliwość trafnego przewidywania biznesowej przyszłości bardzo ułatwiłoby zarówno zarządzanie firmą i rozwijanie jej, jak i budowanie swojej kariery.

Podobne potrzeby stały się inspiracją do stworzenia i wdrożenia narzędzia wspomagającego proces autodiagnozy przedsiębiorstw, przygotowanego w ramach Instrumentu Szybkiego Reagowania (ISR) – projektu realizowanego przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) oraz Małopolską Szkołę Administracji Publicznej.

PARP zauważyła, że w Polsce brakuje instrumentu wspomagającego monitorowanie sytuacji rynkowej oraz kondycji przedsiębiorstw, które ostrzegałoby o pojawieniu się trudności na bardzo wczesnym etapie ich wystąpienia, a nawet potrafiło je prognozować. Takie narzędzie pozwalałoby rodzimym firmom na uzyskanie dostępu do pełniejszych informacji o kondycji rynku oraz przewidywanych trendach, a przede wszystkim ostrzegałoby o nadchodzących zagrożeniach czy kryzysie. W efekcie, firmy mogłyby podejmować działania zaradcze, nie dopiero po wystąpieniu trudności, lecz także przed ich pojawieniem się.

W tej sytuacji, w 2009 roku rozpoczęto prace nad projektem ISR; jak tłumaczył prof. Jerzy Hausner:

„Ideą programu było stworzenie dla polityki gospodarczej systemu wczesnego ostrzegania i reagowania przed sytuacjami kryzysowymi. Metodologia badawcza polegała na monitorowaniu zmiany gospodarczej w całej gospodarce i w poszczególnych branżach. Mierzyliśmy ryzyko zakłóceń i ich możliwy wpływ”.

Po kilku latach prac powstał system wczesnego ostrzegania, o rzetelności wysoko ocenianej przez wielu wybitnych ekonomistów, m.in. z SGH, NBP, PRB (Polskiej Rady Biznesu).

W ramach projektu tworzenia Instrumentu Szybkiego Reagowania (ISR) przyjęto założenie, że tak ewidentne korzyści stanowić będą wystarczającą zachętę dla przedsiębiorców do korzystania z narzędzia, szczególnie z modułu umożliwiającego przedsiębiorcom przeprowadzenie diagnozy sytuacji firmy. Jednak poziom zainteresowania i wykorzystania narzędzia okazał się wyraźnie wyższy niż zakładali jego twórcy.

W poniższym podrozdziale omówimy pokrótce specyfikę informacji oraz korzyści dla firmy, jakie przedsiębiorca może otrzymać z przeprowadzanej autodiagnozy.

Dobrze sformułowany problem to problem w OBRZE SFORMUŁOWANY PROBLEM TO PROBLEM W POŁOWIE ROZWIĄZANY

Charles Kettering

Autodiagnoza

Do przeprowadzenia diagnozy potrzebne są dane finansowe z ostatnich trzech zamkniętych lat, które anonimowo wprowadza się do systemu, rezultatem jest otrzymanie dwustopniowej diagnozy:

• diagnozy wstępnej, wskazującej newralgiczne obszary finansów firmy, w podziale na poszczególne obszary jej funkcjonowania,
• diagnozy pogłębionej, złożonej z pięciu etapów, pokazującej sytuację firmy na tle konkurencji.

Diagnoza pogłębiona obejmuje następujące punkty:

• określenie pozycji finansowej firmy na tle konkurencji w branży (badanie zmian pozycji bilansu oraz rachunku zysków i strat w porównaniu do konkurentów),
• obliczenie wskaźników dla kluczowych obszarów finansowych w porównaniu do konkurentów branżowych (określanie płynności finansowej, zadłużenia, sprawności zarządzania, rentowności),
• prognozowanie wskaźników na bieżący rok,
• pozycjonowanie sytuacji finansowej firmy poprzez zakwalifikowanie jej do klas ryzyka finansowego,
• graficzne podsumowanie sytuacji finansowej (tzw. „kardiogram”).

Korzystając z narzędzia ISR, przedsiębiorca otrzymuje obiektywną interpretację wyników finansowych firmy wraz z prognozą na następny rok.

Diagnoza wskazująca na wysokie ryzyko finansowe może stanowić pierwszy poważny „dzwonek alarmowy” dla wielu przedsiębiorców.

W badaniach psychologicznych wielokrotnie stwierdzono, że ludzie mają skłonność do nieuzasadnionego optymizmu w przewidywaniu przyszłości finansowej – wierzą w poprawę sytuacji nawet bez racjonalnych przesłanek; w ten sposób przedsiębiorca samodzielnie analizujący finanse swojej firmy może nie dostrzegać powagi sytuacji, lekceważyć zagrożenie. Diagnoza przeprowadzona przez zewnętrzne narzędzie, bardziej obiektywne niż własna ocena, jest dla przedsiębiorcy znacznie trudniejsza do podważenia, przez co rosną szanse na podjęcie działań naprawczych.

Z drugiej strony, diagnoza może wykazać mocną, stabilną sytuację firmy, pozwalającą na podjęcie kroków rozwojowych, które dotychczas nie były brane pod uwagę czy odkładane.

Możliwe jest też, że choć finanse firmy zostaną zdiagnozowane jako bezpieczne, przedsiębiorca uświadomi sobie przy tej okazji inne możliwe zagrożenia, związane np. ze zbyt wąską specyfiką działania, brakiem aktywności ukierunkowanej na znajdowanie nowych rynków zbytu, zbyt małą troską o podnoszenie kwalifikacji.

Prowadząc autodiagnozę, przedsiębiorca może otrzymać informacje o charakterze pozytywnym bądź negatywnym, jednak szczególnie cenne są ostrzeżenia o zagrożeniach, tym bardziej, że przedsiębiorca otrzymuje je z wyprzedzeniem, zanim jeszcze sytuacja firmy wyraźnie się pogorszy. Dowiadując się o niskiej rentowności czy sprawności zarządzania, zbyt wysokim zadłużeniu, niepewnej płynności finansowej, niskiej konkurencyjności wyników finansowych w porównaniu do firm z tej samej branży, niekorzystnym rokowaniu na dany rok, przedsiębiorca ma czas na stworzenie planu działań naprawczych, wdrożenie go i zminimalizowanie zagrożenia.

Przykładowo, przedsiębiorca może dowiedzieć się, że rentowność jego firmy jest niższa niż rentowność firm z tej samej branży i że może to zagrozić istnieniu firmy; przedsiębiorca ma szansę, aby przeanalizować dochodowość firmy, poszukać obszarów generujących zbyt wysokie koszty i zaplanować działania na rzecz ich obniżenia, chociażby przez optymalizację procesów czy outplacement.

Informacje o charakterze ostrzeżeń, pozwalające uniknąć poważnych zagrożeń w funkcjonowaniu firmy, stają się szczególnie cenne w sytuacji zmian gospodarczych, firmy mogą mieć trudności w utrzymaniu status quo w obliczu np. obniżonego popytu na swoje produkty czy usługi; otrzymując odpowiedni alert, przedsiębiorca może zawczasu stworzyć odpowiedni plan, dostosowując zasoby firmy, zapewniając niższe koszty produkcji, a nawet zmniejszając jej poziom.

Jak dowodzą badania psychologiczne, w sytuacji braku trudności ludzie raczej skupiają się na działaniu, niż na analizowaniu sytuacji; z kolei odnosząc niepowodzenia, koncentrują się na poszukiwaniu ich przyczyn. Odnosząc to zjawisko do środowiska biznesowego, można stwierdzić, że niektórzy przedsiębiorcy mogą się skupiać na krótszej perspektywie czasowej, na realizowaniu bieżących celów, niż na pogłębionym analizowaniu zagrożeń, przy czym dotyczy to raczej mniejszych firm, nie posiadających specjalistów, a tym bardziej działów, zajmujących się analizą ryzyka. W tym kontekście szczególnie cenne jest wczesne otrzymanie ostrzeżenia o zagrożeniach, zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych, zanim poważnie zakłócą funkcjonowanie firmy.

Podsumowując, korzystanie z ISR, w tym przeprowadzanie autodiagnozy z pomocą narzędzia https://autodiagnoza.parp.gov.pl/Account/Register może przynieść przedsiębiorcom wiele kluczowych korzyści. W tych okolicznościach nieodłączne staje się pytanie o zagrożenia wynikające z przeprowadzonej autodiagnozy; w sytuacji zmian gospodarczych szczególnie ważne staje się bezpieczne funkcjonowanie firmy, ograniczanie możliwych strat i unikanie ryzyk – wczesne ostrzeganie staje się tym bardziej istotne i pozwala osiągnąć większą konkurencyjność.