By w pełni racjonalnie podejmować decyzje biznesowe, trzeba mieć wszystkie informacje o kondycji przedsiębiorstwa. A to trudniejsze, niż może się wydawać…

W obecnych czasach posiadanie dostępu do informacji daje znaczną przewagę w prowadzeniu biznesu. Jeszcze większe znaczenie ma jednak możliwość szybkiego pozyskiwania tych danych, ich sprawnego przetwarzania oraz ich umiejętna interpretacja. Co ważne, dotyczy to nie tylko analizy informacji napływających do przedsiębiorcy z zewnątrz – wydarzeń rynkowych, oczekiwań klientów czy działań bezpośrednich konkurentów. Podejmowanie codziennych decyzji biznesowych wymaga w jeszcze większym stopniu rzetelnej i pełnej wiedzy na temat aktualnej kondycji własnego przedsiębiorstwa.

Mogłoby się wydawać, że każdy właściciel zna wnętrze swojej firmy od podszewki. Jednak czy tak jest naprawdę? Czy na pewno każdy właściciel, prezes czy dyrektor zarządzający monitoruje na bieżąco szczegółowe wyniki finansowe oraz posiada pełną informację o wszystkich najważniejszych procesach zachodzących w swojej spółce? W tym miejscu można postawić hipotezę, że duża liczba danych, która jest przetwarzana w każdym przedsiębiorstwie, powoduje, że dostęp do tych informacji, a co ważniejsze ich interpretacja, są mocno utrudnione.

Co prawda informatyczne systemy księgowe pozwalają na generowanie rozmaitych raportów finansowych, lecz ich forma w wielu przypadkach może być mało przejrzysta i zrozumiała dla osób, które nie są zawodowymi księgowymi i nie korzystają z takich zestawień na co dzień. W takich sytuacjach – mimo, iż osoba decyzyjna będzie miała dostęp do szczegółowych danych – ich wykorzystanie może być problematyczne.

Czas to pieniądz

Systematyczne monitorowanie wyników finansowych przedsiębiorstwa na bazie standardowych raportów księgowych oraz ich pełne zrozumienie wymaga wiele wysiłku oraz czasu. Czasu, którego w prowadzeniu codziennego biznesu zawsze brakuje. Ułatwieniem w takich sytuacjach mogą być rozmaite narzędzia zarządcze, które zbierają najważniejsze informacje w jednym miejscu i prezentują je w formie przystępnej dla odbiorcy. Analiza danych dotyczących wielkości sprzedaży, marż osiąganych na poszczególnych klientach oraz tego jak wspomniane wartości zmieniały się w przeciągu ostatnich miesięcy jest zdecydowanie łatwiejsza, jeśli nie trzeba w tym celu śledzić dziesiątek zestawień. Najlepsze narzędzia pozwalają w przeciągu kilku minut zorientować się szczegółowo w aktualnej sytuacji przedsiębiorstwa.

Podejmując decyzję o rozszerzeniu współpracy z dotychczasowym dostawcą lub negocjując nowy kontrakt z klientem bardzo często musimy działać natychmiastowo. Mając odpowiednie mechanizmy analizy danych jesteśmy w stanie w krótkim czasie podjąć świadomie nawet najtrudniejsze decyzje, które mogą mieć istotny wpływ na przyszłe zyski. Tym samym posiadając szybki dostęp do najważniejszych informacji dotyczących wnętrza naszego biznesu możemy zarabiać pieniądze. Po pierwsze oszczędzając czas, który musielibyśmy poświęcić na przebrnięcie przez dziesiątki zestawień generowanych przez najróżniejsze systemy księgowe pochodzące z poszczególnych działów w firmie. Po drugie, pełna i aktualna informacja dotycząca np. wyników osiąganych na wybranych kontrahentach może nam dać sygnał o możliwości zmiany cennika w celu zwiększenia wielkości sprzedaży i przychodów spółki.

Firma pod lupą

Jednym z narzędzi, które mogą pomóc w monitorowaniu bieżących wyników finansowych w firmie, jest opracowany przez Grant Thornton tzw. Pulpit Prezesa. Mimo, iż nazwa wskazuje, że jest to narzędzie przeznaczone dla prezesów przedsiębiorstw, to może być ono wykorzystywane również przez właścicieli, dyrektorów i inne osoby, które chcą w przejrzysty sposób gromadzić i analizować dane finansowe firmy. Jest to wsparcie zarówno dla małych i średnich przedsiębiorstw, ale również i tych większych, które z uwagi na szybki wzrost skali działalności borykają się z koniecznością analizy dużej ilości danych w bardzo krótkim odstępie czasu.

Dzięki zastosowaniu przejrzystych wykresów, intuicyjnych grafik oraz wskaźników umożliwia w prosty sposób kontrolowanie bieżących wyników przedsiębiorstwa. Co więcej, pozwala również porównywać rezultaty osiągane przez firmę w danym okresie z wynikami historycznymi, budżetem (planem finansowym), a nawet wynikami spółek porównywalnych. Tym samym znaczna ilość pracy niezbędna do przygotowania takich analiz może być w znaczny sposób zautomatyzowana. Ograniczone nakłady pracy przekładają się zatem w bezpośredni sposób na oszczędność czasu oraz pieniędzy. Pulpit Prezesa pozwala na comiesięczną analizę m.in.: przychodów i rentowności poszczególnych grup produktowych, struktury oraz zmian kosztów działalności operacyjnej, wyników współpracy z poszczególnymi klientami, płynności przedsiębiorstwa oraz zapotrzebowania na gotówkę, poziomu zadłużenia przedsiębiorstwa, efektywności wykorzystania zasobów osobowych.