Przeprowadzone w 2011 roku w Niemczech badania wskazują jasno. Firmy rodzinne posiadające wewnętrzną konstytucję działają lepiej i sprawniej, osiągając przy tym wymierne korzyści finansowe.

Cztery lata temu, ponad 140 niemieckich przedsiębiorstw rodzinnych wzięło udział w badaniu, mającym na celu zbadanie, czy posiadanie przez nie wewnętrznej konstytucji wpływa na prowadzenie firmy. Wyniki nie pozostawiają złudzeń. W niemal 80% spośród wszystkich ankietowanych przedsiębiorstw rodzinnych, nadzieje, jakie wiązano z konstytucją, zostały całkowicie spełnione, a efekty jej wprowadzenia przerosły ich oczekiwania.

Czym zatem jest konstytucja w przedsiębiorstwie rodzinnym?

Jest to dokument opracowany przez wszystkich członków rodziny wchodzących w skład przedsiębiorstwa. W treści konstytucji określa się zasady i reguły dotyczące takich kwestii jak członkostwo, model biznesowy oraz ład korporacyjny (zasady sukcesji, współpracy, podziału zysków i wystąpienia z firmy). Dokument ten, co bardzo ważne, jest pisany przez rodzinę i w zrozumiałym przez nią języku – zwiększa to zrozumienie przez nich zawartej w nim treści oraz oddziałuje pozytywnie na  zaangażowanie rodziny w przestrzeganie zawartych w nim zasad i identyfikację z przedsiębiorstwem . Po spisaniu konstytucji, wszystkie zawarte w niej zapisy należy zawrzeć w stosownych umowach prawnych.  Proces tworzenia konstytucji trwa z reguły od sześciu do dwunastu miesięcy.

Dlaczego konstytucja w firmie rodzinnej jest taka ważna?

Nie da się ukryć, że rodzina to szczególny zbiór osób związanych ze sobą ściśle i w sposób bardzo emocjonalny. Przyjęło się mówić, że w firmie rodzinnej pierwsze pokolenie buduje, drugie utrzymuje, a trzecie rujnuje. Niewiele jest firm rodzinnych, które przetrwały przez wieki. Konflikty w rodzinie często prowadzą do rozłamu lub zaniku więzi pomiędzy jej poszczególnymi członkami. Co jest najczęstszą przyczyną kłótni i nieporozumień w rodzinie? Oczywiście, finanse. Wprowadzenie konstytucji pozwala na uniknięcie sytuacji konfliktowych poprzez przestrzeganie przez wszystkich członków rodziny tych samych, zrozumiałych i jasnych zasad i przepisów.

W konstytucji zawiera się cele stawiane przed przedsiębiorstwem oraz wartości istotne dla wszystkich członków rodziny. Zawierane są tam wizje przyszłości firmy, odpowiedzi na pytanie, w jakim kierunku dążymy? Jak chcemy rozwijać naszą firmę? Czy chcemy specjalizować się w jednym sektorze, czy wręcz odwrotnie, chcemy rozszerzyć naszą działalność na inne sektory?

Co najważniejsze, w konstytucji zawarte są zasady zarządzania wynagrodzeniami, nagrodami i premiami. Dzięki jasnym, spisanym zasadom, firma unika plotek i niezadowolenia ze strony innych członków rodziny.

W dokumencie określone są też szczegółowo role i stanowiska poszczególnych pracowników, a także zasady awansu i sukcesji, która też bardzo często staje się przyczynkiem wzajemnych roszczeń i kłótni. Można opisać krok po kroku procedury oraz działania, jakie zostaną podjęte w firmie w przypadku rozmaitych zdarzeń losowych lub określonych zachowań członków rodziny. Na przykład, co się zdarzy, jeśli ktoś z nich podejmie działalność konkurencyjną.

Jak opracować konstytucję?

Często bywa tak, że emocje drzemiące w rodzinie utrudniają jej bezstronny i rzeczowy ogląd sytuacji. Dlatego też, wiele rodzin prowadzących biznes, zwraca się z kwestią opracowania konstytucji do zewnętrznego moderatora, którego zadaniem jest sprowadzać dyskusję na właściwe tory i kontrolować jej kierunek. Przy opracowywaniu konstytucji firmy rodzinnej preferowani są zazwyczaj zewnętrzni doradcy. Aż 68% badanych przedsiębiorstw rodzinnych skorzystało z pomocy osoby z zewnątrz, która występowała w charakterze moderatora i eksperta w trakcie opracowywania dokumentu. Nieco ponad 20% z nich skorzystało z pomocy wewnętrznego organu doradczego. Zaledwie 14% firm zdecydowało się na zwrócenie się do osoby zaufanej dla rodziny, a tylko 8% z nich opracowało dokument samodzielnie. Późniejsze analizy pokazały, że zadowolenie z konstytucji jest wyższe, jeśli w procesie jej tworzenia uczestniczył specjalista z zewnątrz lub osoba zaufana dla rodziny, lecz nie wchodząca w skład przedsiębiorstwa (średnia wartość zadowolenia w skali  – w której 1 oznacza „absolutny brak zadowolenia”, a 5 „bardzo wysoki poziom zadowolenia” – wynosi 4,3 w przypadku zaangażowania zewnętrznego doradcy, 4,2 w przypadku skorzystania z pomocy osoby zaufanej dla rodziny).

Jedna konstytucja na sto lat?

Sytuacja ekonomiczna przedsiębiorstw stale się zmienia tak jak zmienia się sytuacja na rynku światowym. Firmy usiłują znaleźć dla siebie miejsce w otaczającej ich aktualnie rzeczywistości i jak najlepiej odpowiedzieć na potrzeby swoich klientów. Dlatego też, nie warto ustanawiać jednej konstytucji na wiele lat. Może się bowiem okazać, że cele i zasady w niej zawarte są już nieaktualne, a połowa właścicieli przekazała swoje udziały swoim dzieciom lub innym osobom. 58% badanych przedsiębiorstw uznało, że warto uaktualniać swoją konstytucję mniej więcej co pięć lat. Tylko 9% z nich nie planuje w ogóle zmieniać treści dokumentu.

Konstytucja – duża szansa!

Firmy rodzinne stanowią 75% wszystkich przedsiębiorstw na świecie. W Polsce jest ich ponad 60%. Przyczyniają się one do powstania 40 % produktu krajowego brutto i gwarantują prawie 2/3 wszystkich miejsc pracy. Przedsiębiorczość prowadzona w rodzinie stanowi ogromny potencjał ekonomiczny i dlatego to bardzo ważne, aby firmy rodzinne trwały jak najdłużej i harmonijnie się rozwijały. Pomóc w tym może spisanie konstytucji przedsiębiorstwa zawierającej cele, wartości i dokładne wskazówki postępowania w trudnych sytuacjach. Dzięki temu przedsiębiorstwo wyróżni się na rynku swoją stałością i pozostanie na nim, oby jak najdłużej.

Tekst na podstawie materiałów z firmy INTES przetłumaczony dzięki uprzejmości Biura Tłumaczeń Pozena, Mecenasa FFR