Czy istnieje jedna optymalna forma prawna prowadzenia działalności?

Forma prawna powinna być zawsze dostosowana do prowadzonego biznesu – jego rodzaju, wielkości, ryzyk związanych z dostawcami, odbiorcami, produktami (np. długoletnia odpowiedzialność gwarancyjna), potrzeb w zakresie finansowania zewnętrznego, planowanego pozyskania inwestora, transferu zysków do majątku prywatnego.

Przykładowo, jeżeli prowadzimy działalność uzależnioną od jednego dostawcy czy jednego odbiorcy, poziom ryzyka jest wysoki, zatem lepiej wybrać spółkę komandytową lub spółkę kapitałową. Jeżeli firma jest podstawą codziennego utrzymania rodziny, nie należy wybierać spółki z o.o. lub spółki akcyjnej – w tych formach transfer bieżących zysków jest mocno sformalizowany i podwójnie opodatkowany. Jeżeli nasz biznes jest niewielki, lepiej prowadzić go w formie działalności osoby fizycznej lub spółki cywilnej albo jawnej – w tych formach prawnych mniejsze kwoty wydamy na obsługę księgowo – podatkową (wystarczy księga przychodów i rozchodów).

Dlaczego zatem tak dużo firm działa w ramach nieoptymalnej formy prawnej?

Lęk przed dezorganizacją firmy w okresie przekształceń formy prawnej często prowadzi do odraczania decyzji o podjęciu działań w tym zakresie. Prowadzi to do trwania w rozwiązaniach niedostosowanych do bieżących potrzeb i ryzyk związanych z biznesem. Dopóki szczęście przedsiębiorcy sprzyja, dopóty forma prawna nie ma znaczenia. A kiedy przestaje sprzyjać, często jest już za późno na jej zmianę i uratowanie firmy lub majątku przedsiębiorcy. Uporządkowanie kwestii struktury prawnej biznesu jest ogromnie ważną inwestycją, która może na lata zapewnić sukces firmy rodzinnej. Niewłaściwa forma prawna może również utrudnić proces sukcesji.

Czy przekształcenie rzeczywiście zaburza w sposób znaczący bieżące funkcjonowanie firmy?

Profesjonalnie przygotowany i przeprowadzony proces przekształcenia nie ma istotnego wpływu na bieżące funkcjonowanie firmy. Oczywiście, wymaga pewnego zaangażowania służb finansowo – księgowych i właścicieli. Jednak, jeżeli główny ciężar prac bierze na siebie doradca, przekształcenie może odbyć się w sposób nie mający znaczącego wpływu na bieżące funkcjonowanie firmy. W ostatnim okresie przeprowadzaliśmy przekształcenie działalności osoby fizycznej w spółkę z o.o. (jako pierwszy etap uzyskania formy spółki komandytowej). Firma w sposób ciągły (codzienny) dostarcza produkty świeże o bardzo krótkich okresach przydatności do spożycia, więc nie mogła pozwolić sobie na przerwę w dostawach nawet na jeden dzień. Dzięki dobrej organizacji udało się w dniu rejestracji przekształcenia uzyskać zarówno nowy nr REGON jak i NIP, dzięki czemu nie nastąpiła przerwa w działalności.

Na co trzeba zwrócić szczególną uwagę przy przekształceniu – kwestie prawne, podatkowe, czy księgowe?

Każda z powyższych kwestii jest bardzo ważna. Co więcej pozostają one w ścisłym związku. Dlatego niezwykle ważna jest ścisła współpraca pomiędzy kancelarią prawną, doradcą podatkowym i księgowym. Grant Thornton połączył te kompetencje w jednym zespole, dzięki czemu nasi klienci nie muszą rozmawiać z trzema osobami, ponieważ całą odpowiedzialność za procesy przekształceniowe pozostaje po stronie jednego partnera.

Czy przekształcenie zawsze przebiega tak samo?

Każdorazowo konieczne jest opracowanie indywidualnej koncepcji dostosowanej do potrzeb i sytuacji konkretnej firmy rodzinnej. Czasem przed przekształceniem wydziela się nieruchomości do prywatnego majątku, czasem wykorzystuje się aport przedsiębiorstwa, czasem przekształcenie „kodeksowe”, zapewniające pełną sukcesję praw i obowiązków, dzięki czemu nie ma konieczności uzgadniania zmian formy prawnej z kontrahentami (co ma np. szczególne znaczenie w podmiotach dostarczających produkty do sieci handlowych).

Rozmawiała Magdalena Olejnik