Lekcja z Early Warning Europe

W grudniu 2019 roku Fundacja oficjalnie zakończyła swój pierwszy międzynarodowy projekt Early Warning Europe, który realizowała w Polsce przez 3 lata w partnerstwie z PARP. Jak pamiętacie, ideą projektu było udzielenie bezpłatnego, bezinteresownego, i co bardzo ważne, poufnego wsparcia przedsiębiorcom z sektora MŚP przeżywających trudności. Sam projekt był dla nas wielkim wyzwaniem i jedną z piękniejszych przygód w jakiej brała udział Fundacja. Nawiązaliśmy wspaniałe kontakty i mieliśmy możliwość uczenia się od podobnych nam organizacji w Europie. Pomogliśmy bezpośrednio prawie 900 firmom w Polsce, w tym 300 przedsiębiorcom zaoferowaliśmy wsparcie Mentorów Early Warning Europe. Zrekrutowaliśmy i wyedukowaliśmy ponad 120 mentorów EWE- wolontariuszy, którzy bezinteresownie pomagali przedsiębiorcom. Są to przedsiębiorcy i eksperci, którzy zostali przez nas przygotowani do roli mentora kryzysowego. Ale o tym już na pewno coś wiecie, jeśli zaglądacie do naszych materiałów.

Projekt się zakończył, a my działamy dalej. Organizujemy mentoringi dla firm rodzinnych w ramach własnych możliwości, udzielamy się jako organizacja ekspercka w Europie, wspierając inne kraje we wdrożeniu mechanizmów EWE oraz aktywnie działamy w zarządzie i jako partner w ramach powołanego w tym roku międzynarodowego konsorcjum Early Warning Europe. Konsorcjum EWE to platforma, która łączy wszystkie organizacje w Europie, specjalizujące się w pomaganiu przedsiębiorcom w kryzysie.  To miejsce, gdzie się spotykamy, łączymy międzynarodowo siły w nowych projektach, edukujemy siebie i mentorów EWE, których w Europie jest już ponad 1000. Tam właśnie narodziła się kolejna inicjatywa jaką jest projekt ResC-EWE. To naturalny następca EWE, który uzupełnia efekty jakie zaoferował nam projekt macierzysty.

Punktem wyjścia przy projektowaniu ResC-EWE była świadomość, że najwięcej dla firmy w kryzysie można zrobić wtedy, gdy odpowiednio wcześnie zgłasza się po pomoc. Strata czasu jest nie do odrobienia, co skutkuje brakiem możliwości pomocy. Wiemy również, że przedsiębiorca bardzo długo nie jest świadomy swoich deficytów w firmie, gdyż zarządza często intuicyjnie i jeśli coś działa, to się tym po prostu nie zajmuje. Niestety dopiero sytuacje kryzysowe obnażają słabe punkty, ale wówczas może być już za późno, o czym niestety wiele firm przekonało się podczas COVIDU. COVID mamy nadzieję minie, ale po tym kryzysie mogą przyjść kolejne i powinniśmy zrobić wszystko, by w ramach swoich możliwości dobrze się do nich przygotować. Temu właśnie służą wypracowane w ResC-EWE narzędzia, które umożliwiają firmie przejść swoisty trening odporności na sytuacje kryzysowe. Firma, która przeprowadzi procesy strukturyzacji korzystając z wypracowanych w projekcie narzędzi zwiększy swoją rezyliencję- co oznacza możliwość przetrwania kryzysu i powrotu do dobrej kondycji po jego zakończeniu.

Co to jest MOOC

W styczniu 2020 roku oficjalnie rozpoczęliśmy międzynarodowy projekt ResC-EWE w towarzystwie organizacji partnerskich z Hiszpanii, Dani, Grecji i Finlandii. Projekt jest finansowany w 75% przez Unię Europejską w ramach działania Erasmus plus oraz z 25% środków własnych Fundacji. Wspólnie zaczęliśmy pracę nad przygotowaniem MOOC (z angielskiego Massive Open Online Course ), w skład którego finalnie weszło 8 filmów instruktażowych i odpowiadający im zestaw narzędzi rozwijających kompetencje odpornościowe firmy na kryzys. Od samego początku praca nad narzędziami była tak zorganizowana, by powstał zestaw prostych, przyjaznych  w użyciu, praktycznych i innowacyjnych narzędzi, których odbiorcami mają być przedsiębiorcy z sektora MŚP, mentorzy EWE oraz studenci przedsiębiorczości.Praca zespołu projektowego zaczęła się od uzgodnienia wspólnej definicji rezyliencji i odporności firmy na kryzys oraz znalezienia odpowiedzi na pytanie, które kompetencje odpowiadają za ich wypracowanie. Innymi słowy, co takiego potrafią robić w firmie Ci właściciele, którzy radzą sobie w kryzysie lepiej niż inni. Na podstawie analizy zbiorów kompetencji związanych z przedsiębiorczością powstała pierwsza mapa kompetencji, które zostały odpowiednio uporządkowane. Kolejnym krokiem była analiza, gdzie tych kompetencji przeciętny przedsiębiorca może się nauczyć. Nasz zespół badawczy sprawdził  jak wygląda oferta edukacyjna w zakresie zmapowanych kompetencji w poszczególnych krajach partnerskich. Przeanalizowaliśmy curricula i programy 15 topowych uniwersytetów (ranking wg kryterium liczebności studentów) oraz programy szkoleniowe organizacji kształcących przedsiębiorców (takich jak izby) oraz ofertę top firm szkoleniowych. Naszym najważniejszym odkryciem jest to, że bardzo trudno rozszyfrować ofertę edukacyjną. Większość kompetencji związanych z odpornością na kryzys jest wypracowywana w sposób selektywny, w większości za tę wiedzę trzeba zapłacić np. uczestnicząc w studiach podyplomowych, na które właściciele firm często nie mają czasu. A przecież od tego może zależeć ich być albo nie być.

Dlatego właśnie narzędzia ResC-EWE mają tworzyć całość, być w jednym miejscu, łatwo dostępne i bezpłatne.

Najważniejszy jest głos przedsiębiorców- mapa kompetencji odpowiedzialnych za odporność firmy na kryzys

Zespoły badawcze, nawet tak blisko współpracujące z przedsiębiorcami jak my i nasi partnerzy, mogą popełnić błędy wynikające z fałszywych założeń. Jedynym sposobem by tego uniknąć jest skonfrontowanie tych założeń z samym zainteresowanymi, a więc mentorami, przedsiębiorcami i studentami. Zorganizowaliśmy w tym celu badanie, w którym wzięło udział 400 osób. Przedstawiliśmy w nim spis kompetencji odpowiedzialnych za odporność i zapytaliśmy badanych, które są wg nich kluczowe dla odporności na kryzys i które w największym stopniu mają potrzebę rozwijać. Czas tego badania przypadł na okres kryzysu covidowego i lockdownu, nie było więc mowy o wyobrażaniu sobie hipotetycznej sytuacji, pracowaliśmy na realnej sytuacji kryzysowej. Po analizie wyników poczuliśmy, że teraz może zacząć się prawdziwa praca nad narzędziami ResC-EWE.

Praca nad prototypem wg metody Design Thinking

W tym momencie na scenę wkroczył nasz partner z Finlandii, Uniwersytet YAMK. Zadbał o to, by proponowane narzędzia były nowoczesne i zgodne z aktualnym stanem wiedzy. YAMK przygotował prototyp zarówno filmów instruktażowych jak i przypisanych im narzędzi. Prototypy z natury rzeczy nie są idealne, nie są estetyczne, ale mają tę zaletę, że można w nich bardzo dużo zmienić i udoskonalić. I tutaj znowu do pracy wkroczyli przedsiębiorcy, którzy w ramach grup roboczych zaczęli testowanie, analizowanie, konstruktywne krytykowanie i kreatywne wymyślanie. Podczas tego zadania towarzyszyło nam wiele emocji, bo mimo, że wszyscy zdawali sobie sprawę, że pracują na prototypie, to cały czas musieliśmy tłumaczyć dlaczego jest on taki kanciasty, brzydki i wybrakowany. Wszystko działo się w okresie covidowego lockdownu- pracowaliśmy więc online. Wspólnie przeszliśmy przez 5 sesji warsztatowych, podczas których zebraliśmy precyzyjną informację zwrotną sformułowaną przez przyszłych beneficjentów narzędzi. Podobne procesy realizowali nasi partnerzy w swoich krajach. Praca podczas warsztatów pilotażowych zaowocowała raportem, który zawierał uwagi i zalecenia udoskonaleń prototypu. Były one sprowadzone do uniwersalnych spostrzeżeń dokonanych we wszystkich krajach partnerskich. W efekcie proponowaliśmy zmiany, które uwzględniały nie tylko wymagania przedsiębiorców pochodzących z różnych gospodarek i kultur w Europie, ale również korekty ważne dla Mentorów EWE i studentów.

Narodziny gwiazdy

Uniwersytet przy pomocy wszystkich partnerów zaproponował ostateczną wersję filmów i narzędzi. Powstało 8 filmów edukacyjno-instruktażowych.  Każdy został poświęcony innemu obszarowi funkcjonowania firmy, związanego z kompetencjami czyniącymi firmę odporną na kryzys. Każdy trwa 7 minut i jest to czas jaki przedsiębiorcy uznali za optymalny. Filmy korespondują z odpowiednimi zestawami narzędzi, których również jest 8.

Ale to jeszcze nie koniec naszej pracy.

Zaletą projektów międzynarodowych jest szansa na wymianę wiedzy i najlepszych praktyk. Wiele materiałów powstaje jednak wyłącznie w języku angielskim, a to jest wielką barierą i to nie tylko w Polsce. Dlatego w tym projekcie przewidzieliśmy pracę nad polską wersją narzędzi, która w swojej formie będzie również dostosowana do mentalności i wymagań polskiego przedsiębiorcy. Temu właśnie służyła druga seria warsztatów z przedsiębiorcami, która tym razem odbyła się na żywo. Podczas 3 spotkań ponad 80 osób rozpracowało prototyp polskiej wersji narzędzi i podzieliło się swoimi propozycjami jego ulepszenia. Tym razem uwagi skoncentrowane były głównie na użyteczności narzędzi i czytelności instrukcji ich używania, tak by każdy przedsiębiorca mógł je zrozumieć i samodzielnie z nimi pracować. Jesteśmy w momencie wprowadzania ostatnich poprawek. Mamy za sobą konferencję, która wzorem innych krajów została zorganizowana we współpracy z Ministerstwem Rozwoju i Technologii oraz PARP.  Podczas konferencji zaprezentowaliśmy politykę dotyczącą narzędzi ResC-EWE. Głównym założeniem tej polityki jest zaangażowanie instytucji publicznych w upowszechnienie narzędzi ResC-EWE, które umożliwiają edukację przedsiębiorców w zakresie profilaktyki kryzysu. Cieszymy się bardzo, że nasze narzędzia będą udostępnione na stronach Ministerstwa Rozwoju i Technologii, PARP oraz Rzecznika MŚP. Obie wersje językowe będą również dostępne na stronie FFR oraz na platformie edukacyjnej Early Warning Europe, która obok narzędzi ResC-EWE będzie zawierała całą paletę narzędzi z innych projektów, komplementarnych dla EWE. Zapraszamy wszystkich przedsiębiorców do skorzystania z tych narzędzi. Im szybciej tym lepiej. Chcemy również zachęcić wszystkie organizacje otoczenia biznesu oraz środowiska akademickie kształcące przyszłych przedsiębiorców do wykorzystania tych materiałów. Marzy nam się, by wszyscy poczuli się ich autorami, bowiem narzędzie wypełnione indywidualną treścią staje się autorskim, uszytym na miarę przewodnikiem po zmianie w organizacji i strategią odporności firmy na kryzys.