Nie ma wątpliwości, że ustalanie celów w procesie sukcesji może być przedsięwzięciem pełnym napięć i dyskomfortu, zwłaszcza w przypadku właścicieli firm rodzinnych. Jednak, w tym procesie, ponad wszystko, to uczciwość jest niewątpliwie najlepszą strategia działania.

„Szczera i uczciwa komunikacja ze wszystkimi interesariuszami, na jak najwcześniejszym etapie planowania, jest kluczowa dla powodzenia planu sukcesji.”

Grant Popowich
Grant Thornton LLP, Canada

Zaangażuj wszystkich interesariuszy

Niezwykle ważne jest, aby w trakcie planowania procesu sukcesji właściciele firm informowali na bieżąco swoich menedżerów, klientów, dostawców i innych interesariuszy o wszelkich zmianach, które mogą ich bezpośrednio dotyczyć. Właściciele firm zarządzanych przez niewielką liczbę osób powinni wspólnie ze swoimi partnerami biznesowymi i udziałowcami przeprowadzać burze mózgów, szukać porozumienia i rozwiązywać potencjalne konflikty. Zaleca się również, aby właściciele konsultowali się z członkami rodziny, nawet jeśli nie są oni bezpośrednio zaangażowani w działalność biznesową. Decyzje właścicieli w zakresie sukcesji będą bowiem miały wpływ na dobrobyt finansowy ich współmałżonków oraz dzieci, dlatego ważne jest, aby podzielić się z nimi swoimi zamierzeniami. Jest to szczególnie istotne w przypadku właścicieli firm rodzinnych, których decyzje mogą kształtować ścieżkę kariery ich dzieci. Wreszcie, w celu zdobycia poparcia dla swoich celów, zarządzający powinni zadbać, aby ich interesariusze wyszli poza milczącą aprobatę oraz świadomie i aktywnie akceptowali wspólnie określone cele.

Opracuj plan na nieprzewidziane sytuacje

Spróbuj poszukać odpowiedzi na następujące pytanie: jeśli umarłbym wczoraj, w jaki sposób moja firma funkcjonowałaby dzisiaj? Ćwiczenie to często pomaga właścicielom prywatnych przedsiębiorstw odkryć krytyczne luki w ich planach w zakresie sukcesji. Być może nie masz osób kluczowych dla powodzenia procesu. Być może procesy w Twojej firmie nie są wystarczająco zdrowe i silne, aby umożliwić Twoim następcom przejęcie sterów kontroli nad firmą albo struktura własności doprowadzi do rozłamu w rodzinie po Twoim odejściu. Być może Twoi następcy potrzebują bardziej intensywnego szkolenia. Zidentyfikowanie tych i podobnych luk procesowych pozwoli nie tylko wzmocnić Twoje plany sukcesji, ale również lepiej przedstawić stworzoną przez Ciebie wizję przyszłości firmy.

Rozmawiaj – szczerze i uczciwie

Wielu właścicieli firm prywatnych nie angażuje się w proces ustalania celów w zakresie planowania sukcesji, ponieważ wymaga to szczerej komunikacji z interesariuszami. Jest to szczególnie istotny problem w przypadku firm rodzinnych – interesariusze takich firm obawiają się, że mogą zranić nawzajem swoje uczucia. I tak, zamiast przekazać starszemu założycielowi firmy, że jego rola w firmie dobiegła końca, firma angażuje znaczące zasoby, by stworzyć fałszywą i niepotrzebną w firmie pozycją dla niego. Zamiast przekazać członkowi rodziny, że jego praca zostanie zautomatyzowana, firma pozwala mu ręcznie przygotowywać długie raporty, które docelowo planuje ignorować.

Aby przezwyciężyć te problemy, należy wspólnie ze wszystkimi interesariuszami omówić poszczególne role, zamierzenia i plany na przyszłość. Szczera komunikacja oznacza, że powinieneś powiedzieć swoim potencjalnym sukcesorom, że nie planujesz przejść na emeryturę lub że czujesz, iż oni nie są gotowi, by przejąć kontrolę nad firmą. Tylko dzięki wspólnemu przepracowaniu takich trudnych tematów, możesz mieć nadzieję na uzyskanie poparcia dla swoich planów sukcesji. Oczywiście, proces ten jest obarczony ryzykiem konfliktów rodzinnych i biznesowych, dlatego ważne jest, aby ustalić sposób ich rozwiązywania, bez szkody dla Waszych długoterminowych relacji.

Pamiętaj o własnych potrzebach

Aby zapewnić powodzenie dla swoich planów sukcesji biznesowej, właściciele prywatnych firm muszą połączyć te cele ze swoimi celami osobistymi. Proces ten powinien obejmować szereg kwestii związanych ze strategią wyjścia, planowanym stylem życia na emeryturze, planowaną wysokością emerytury oraz planami w zakresie przekazania majątku spadkobiercom. Musisz zadbać o to, aby mieć wystarczające środki na godne życie na emeryturze bez uszczerbku dla zasobów firmy.

Ustalenie tych kwestii z góry i ich jasna komunikacja w całej organizacji może pomóc przezwyciężyć istotne trudności na drodze planowania sukcesji.

Ustal cele mierzalne

Kiedy już poświęcisz swój czas i energię, by wyznaczyć cele, które chciałbyś osiągnąć w procesie sukcesji, zadbaj o to, by ich realizacja była skutecznie przestrzegana. Poza wyznaczeniem konkretnych terminów realizacji poszczególnych celów, rozważ wskazanie konkretnych działań lub zachowań, które powinny zostać podjęte przez Twoich interesariuszy w celu wsparcia ustalonych przez Ciebie celów. Choć wyznaczone mierniki będą różnić się w zależności od celu, które dotyczą, postaraj się dla każdego z nich zdefiniować: osobę odpowiedzialną, jednostkę pomiaru, częstotliwość pomiaru, jakość danych, oczekiwany rezultat oraz etapy realizacji.

Zadaj właściwe pytania

Choć wyznaczanie celów w procesie planowania sukcesji jest niezwykle osobistym zadaniem, można je uprościć, próbując znaleźć odpowiedzi na poniższe pytania:

• Jak długo chcesz aktywnie prowadzić swój biznes?
• Czy po swoim formalnym wyjściu z biznesu, chcesz być nadal w niego zaangażowany?
• Kiedy (za ile lat) planujesz przekazać zarządzanie i/ lub kontrolę właścicielską?
• Czy już wiesz, kto powinien być Twoim sukcesorem??
• W jakim wieku chciałbyś przejść na emeryturę?
• Jakiego rocznego dochodu oczekujesz na emeryturze?
• Jak zamierzasz finansować swoja emeryturę?
• Jak znacząca jest wielkość Twojego biznesu (aktywa firmy) w porównaniu do całości Twojego majątku netto?
• Czy zamierzasz przeznaczyć jakieś środki na działalność charytatywną lub filantropijną?
• Jaką część pieniędzy planujesz przekazać dzieciom?
• Czy masz jasno określone kryteria wyboru swojego sukcesora?
• Czy zaplanowałeś ścieżki kariery dla kluczowych pracowników kadry zarządzającej?
• Czy masz jakiś udziałowców, którzy nie są zaangażowani w zarządzanie Twoją firma?
• Czy Twoja wola jest nadal aktualna
• Czy podjąłeś jakieś kroki w celu obniżenia podatku od nieruchomości?
• Czy masz wystarczające ubezpieczenie zdrowotne/ na życie?
• Czy masz opracowane procedury postępowania w przypadku konfliktów między partnerami?

Właściciele firm rodzinnych powinni dodatkowo rozważyć szereg dodatkowych pytań:

• Czy rodzina kieruje się jakimś zbiorem ustalonych zasad (lub kredo rodzinnym) w odniesieniu do prowadzenia biznesu?
• Czy prawo do posiadania udziałów przysługuje „z urodzenia”?
• Czy członkowie rodziny, zatrudnieni w Twojej firmie, mają wystarczające umiejętności, by przejąć kontrolę?
• Czy chcesz, aby Twoje dzieci (lub inni członkowie rodziny) pracowały w Twojej firmie?
• Czy znasz plany i aspiracje swoich dzieci?
• Czy istnieją jakieś polisy edukacyjne dla członków rodziny?
• Czy jesteś przygotowany na to, aby przy sukcesji traktować swoje dzieci uczciwie, nawet jeśli to oznaczałoby, że nie traktowałbyś ich jednakowo?

Ostatecznie, zdefiniowanie i wyartykułowanie celów w procesie planowania sukcesji może okazać się znacznie trudniejszym zadaniem niż może się na początku wydawać. Zarządzanie konkurencyjnymi priorytetami, konfrontacja z potencjalnymi obawami własnymi i swoich interesariuszy, zaangażowanie w uczciwą samoocenę i rozwiązywanie złożonych problemów finansowych i emocjonalnych wymaga prawdziwej pracy. Jednakże praca w tych obszarach gwarantowałaby najlepsze długoterminowe wyniki.

Cykl pod redakcją Dariusza Bednarskiego, Partnera Zarządzającego w Grant Thornton Polska, opracowany na podstawie serii publikacji ekspertów Grant Thornton z całego świata, wydanych pod wspólnym tytułem „Succeeding at Succession”.

Tłumaczenie: Magdalena Olejnik, Grant Thornton