Coraz więcej firm rodzinnych dostrzega potrzebę spisania konstytucji rodzinnej. Przed przystąpieniem do działania, warto zorientować się jakie elementy powinny być w niej zawarte. Wskazówki przygotowali eksperci z Kancelarii Wardyński i Wspólnicy.

Elementy konstytucji rodzinnej

1. Preambuła

„(…) kluczową kwestią dla przetrwania firmy rodzinnej przez stulecia jest w pierwszym rzędzie uregulowanie kwestii własności oraz współżycia rodziny z biznesem, tak aby harmonia pomiędzy nimi warunkowała ciągły rozwój przedsiębiorstwa.” – Jacek Lipiec

• Oświadczenie o wizji – określenie motywacji sygnatariuszy konstytucji rodzinnej oraz ich oczekiwań względem siebie i innych, a także zasad leżących u podstaw konstytucji rodzinnej,
• Oświadczenie o misji – określenie celu, do jakiego dążyć będzie rodzina i środków, jakie zostaną w tym celu podjęte, a których nośnikiem ma być konstytucja rodzinna.

2. Podstawowe prawa i obowiązki członków rodziny

„Nie pytaj, co Rodzina może zrobić dla Ciebie. Zapytaj, co Ty możesz zrobić dla Rodziny!”

• Podstawowym obowiązkiem sygnatariusza jest postępować zgodnie z zasadami konstytucji rodzinnej. Podstawowym prawem jest zaś oczekiwać, że inni sygnatariusze będą postępować wobec niego równie lojalnie.

3. Zgromadzenie rodzinne i rada rodziny

• Struktura i kompetencje zgromadzenia rodzinnego i rady rodzinnej,
• Mechanizm wybierania członków zgromadzenia rodzinnego i rady rodzinnej.

4. Strategia firmy rodzinnej

• Model uprawiania biznesu – konserwatywny i bezpieczny czy ekspansywny i elastyczny?
• Wybór metody konsumpcji zysku: dywidenda czy fundusz inwestycyjny?
• Kontynuacja dotychczasowej strategii.

5. Zmiana umowy

• Zasady nowelizacji konstytucji rodzinnej – koncepcja dynamiczna v. konserwatywna.

6. Czerpanie korzyści z firmy rodzinnej i polityka dywidendowa

• Wynagrodzenie za osobiście wykonaną pracę w firmie rodzinnej,
• Dywidenda związana z posiadaniem udziału kapitałowego w przedsiębiorstwie,
• Zapewnienie dobrobytu rodzinie zaangażowanej w prosperowanie firmy rodzinnej,
• Inne korzyści, m.in. stypendia naukowe dla podejmujących naukę na wskazanych kierunkach.

7. Zobowiązania niemajątkowe

• Zobowiązanie do działania dla dobra rodziny i zaangażowania w pracę w firmie rodzinnej,
• Zakaz podejmowania działalności konkurencyjnej,
• Wytyczne (w sferze niemajątkowej) dla sygnatariuszy związane z rozwojem potomstwa, kontaktem z mediami, wywiązywaniem się z obowiązków względem rodziny.

8. Umowa wspólników

• Mechanizm wstępowania lub występowania z firmy rodzinnej,
• Mechanizm przymusowego wykupu nielojalnego sygnatariusza konstytucji rodzinnej,
• Utrzymanie integralności firmy rodzinnej,
• Przełożenie postanowień umowy wspólników na treść umowy spółki.

9. Kontynuacja działalności – sukcesja

• Wybór i wskazanie sukcesora lub sukcesorów,
• Tryb przekazania zarządu firmą rodzinną i pozycji lidera w ręce sukcesora,
• Zabezpieczenie finansowe osób ustępujących wskutek sukcesji.

10. Ochrona masy majątkowej firmy rodzinnej

• Zarząd majątkiem w powiernictwie – zapobieganie patowi decyzyjnemu,
• Zakaz obciążania udziałów i ograniczenie obrotu udziałami w firmie rodzinnej,
• Planowanie spadkowe i zaplanowanie darowizn.

11. Rozwiązywanie sporów

• Priorytet rozwiązania sporów wewnątrz rodziny metodami polubownymi,
• Ultima ratio – sprawy zostają skierowane do sądownictwa polubownego,
• Gradacja środków ochrony w zależności od powagi naruszenia konstytucji rodzinnej.

12. Działalność i zaangażowanie społeczne

• Zaangażowanie w inicjatywy charytatywne i NGO.

13. Zatrudnianie członków rodziny

•  Zasady zatrudniania członków rodziny: preferencja, równouprawnienie czy wyższe wymogi?

14. Sprawy nieuregulowane

• W zakresie spraw objętych przez konstytucję rodzinną, ale w niej wyraźnie nieuregulowanych, sygnatariusze będą czynić starania, by rozwiązywać problemy o oparciu o zasady, na których opiera się konstytucja rodzinna.

15. Fundusze

• Tworzenie i funkcjonowanie funduszy celowych stworzonych, by: wykupić nielojalnego sygnatariusza konstytucji rodzinnej, zabezpieczyć finansowo ustępującego założyciela.