Począwszy od budowania własnej sprawczości, poprzez komunikację mitu założycielskiego, a na zestawieniu przepływów pieniężnych w firmie skończywszy – takie spektrum narzędzi do samodzielnego zastosowania przez przedsiębiorców znajduje się w „podręczniku-narzędziowniku“ ResC-EWE MOOC, z którego mogą korzystać bezpłatnie przedsiębiorcy i mentorzy, aby uporządkować, ustrukturyzować i ostatecznie przygotować firmę do zmierzenia się z kryzysem. Przetrwanie firm nie jest kwestią tego, czy kryzys nastąpi, ale czy firma jest do niego przygotowana. Kryzys przyjdzie prędzej czy później i jako przedsiębiorcy mamy na to ograniczony wpływ. Mamy natomiast pełen wpływ na to, jak możemy firmę na niego przygotować.

MOOC to skrót od angielskiego sformułowania massive online open course, czyli kurs powszechnie dostępny w internecie dla wielu osób. W ramach projektu ResC-EWE, realizowanego przez Fundację Firmy Rodzinne jako członka konsorcjum EWE Network powstał właśnie taki kurs, obejmujący podręcznik z 26 narzędziami, zawartymi wraz z objaśnieniami na 105 stronach przejrzystej prezentacji w dokumencie PDF, w którym zastosowano aktywne pola, pojawiające się objaśnienia i podpowiedzi, aby zapewnić użytkownikom optymalną użyteczność. Zgodnie z założeniami, jest to w pełni cyfrowe narzędzie, do którego nie potrzebne są dodatkowe zasoby. Nie ma konieczności drukowania kart ćwiczeniowych czy przełączania się pomiędzy oknami różnych programów komputerowych. Za wyjątkiem kilku narzędzi, które wymagają pobrania plików excelowskich, wszystkie zadania można wykonać w obrębie jednego dokumentu.

Rezyliencja (ang. resilience) w dosłownym wyjaśnieniu pochodzącym z fizyki to właściwość ciał stałych polegająca na odzyskiwaniu pierwotnego kształtu po przeciążeniu. W przełożeniu na język przedsiębiorców oznacza to zdolność firmy do odzyskania sprawności funkcjonowania po kryzysie. A zatem przetrwanie i dalsze sprawne funkcjonowanie.

Doświadczenia europejskie przekute w praktyczne narzędzia

Wiele osób z pewnością ucieszy informacja, że zawartość „podręcznika-narzędziownika“ ResC-EWE MOOC opiera się niemal w 100% na europejskich zasobach – doświadczeniu partnerów konsorcjum EWE Network, a także teorii związanej z metodyką modelowania biznesowego Business Model Canvas (Diagram Modelu Biznesowego, czasem w polskiej literaturze jako Szablon Modelu Biznesowego; nie należy natomiast stosować tłumaczenia „Model Biznesowy Canvas“ – jest błędne). To metodyka kojarzona często ze startupami i mylnie uznawana za amerykańską, podczas gdy nad jej opracowaniem czuwali przede wszystkim naukowcy i teoretycy biznesu z europejskich uniwersytetów, a opisana została w książce „Business Model Generation“ (polskie tłumaczenie: „Tworzenie Modeli Biznesowych“) przez Alexandra Osterwaldera i Yvesa Pigneura z Uniwersytetu w Lozannie (Szwajcaria).

Jakkolwiek część narzędzi i ćwiczeń z nimi związanych wynika z koncepcji Osterwaldera, to jednak duża część jest autorskimi opracowaniami przygotowanymi przez samych członków konsorcjum EWE Network, do którego należą organizacje pozarządowe i instytucje otoczenia biznesu z czterech europejskich krajów: Danii, Grecji, Hiszpanii i Polski oraz uniwersytet z Jyvaskyla w Finlandii.

Dużo pytań do zastanowienia

Każdy z ośmiu rozdziałów, na jakie podzielony jest „podręcznik-narzędziownik“ kończy się refleksją o tym, w jaki sposób przedsiębiorca może wdrożyć nową wiedzę w życie. Pomaga w tym zestaw pytań, które ukierunkowują myślenie czytelnika na właściwe tory.

Podobnie jest w przypadku większości narzędzi, które pomagają przedsiębiorcy (samodzielnie lub w asyście mentora, a czasem również księgowej lub księgowego) przejść przez określony proces myślowy, dający możliwość wyprowadzenie wniosków dla siebie, które następnie można praktycznie zastosować.

Szerokie spektrum zagadnień

Ćwiczenia przygotowane przez ekspertów z konsorcjum EWE Network obejmują bardzo różne tematy związane ze sprawnością funkcjonowania i poukładania biznesu. Nie pomijają faktu, że do sprawnego i zdrowego funkcjonowania firmy potrzebny jest zdrowy i sprawczy lider. Jedno z pierwszych ćwiczeń odnosi się właśnie do tego – świadomego wypracowania własnej sprawczości, inne – do czerpania siły z pojawiających się wyzwań. Oba odnoszą się bezpośrednio do osoby przedsiębiorcy. W zestawie znajdują się też ćwiczenia wspomagające zarządzanie sobą, ustalanie priorytetów i obszarów deficytowych, którym należałoby poświęcić więcej uwagi, kiedy czas jest przeznaczany na co innego, nawet wbrew intencjom samego przedsiębiorcy.

W dalszej kolejności mamy do czynienia z narzędziami, które odnoszą się do miękkich aspektów działalności – takich, jak relacje i komunikacja. Jednym z nich jest ćwiczenie polegające na tworzeniu narracji bazującej na micie założycielskim firmy – pozwala odnieść się do doświadczeń właścicieli z początkowego okresu funkcjonowania przedsiębiorstwa i na ich podstawie opowiadać w ciekawy sposób o tym, co stoi za motywacją do jego założenia i dalszego rozwoju. Czytelnik jest prowadzony pytaniami dotyczącymi najważniejszych wydarzeń związanych z firmowymi początkami i pozwala je ułożyć w sposób, który czyni opowieść wciągającą, zgodnie z zasadami storytellingu.

Trzecia grupa narzędzi to ćwiczenia związane z twardymi aspektami prowadzenia biznesu – takimi, jak produkcja, finanse, sprzedaż. W oczywisty sposób odnoszą się one do całej organizacji, a nie tylko do właścicieli, czy innych osób związanych z rolami przywódczymi w firmie. Kierując się wskazówkami przygotowanymi przez autorów ćwiczeń, przedsiębiorca nauczy się sporządzać macierze klient-produkt, oceniać potencjał poszczególnych klientów czy partnerów biznesowych, planować sprzedaż.

Przy narzędziach finansowych, związanych z analizą struktury przychodów i kosztów, modelem przychodowym, a ostatecznie – przy zestawieniu przepływów pieniężnych w firmie (cashflow statement), może się nawet przydać pomoc księgowego, jeśli myślimy o większych firmach. Świadomy właściciel mikro-firmy powinien sobie jednak poradzić z finansowymi ćwiczeniami samodzielnie.

Czwarta grupa ćwiczeń zahacza już o otoczenie i zewnętrzne okoliczności. Mowa o narzędziach związanych z analizą konkurencji, oceną ryzyka, w których korzystający z narzędziownika jest zmuszony spojrzeć na swoją firmę szerzej, z perspektywy rynku lub swojej branży.

Użyteczność przede wszystkim

Dzięki zastosowaniu rozszerzonych możliwości, jakie oferują pliki PDF, narzędziownik charakteryzuje się wysokim poziomem ergonomii. Poziomy układ dokumentu jest zoptymalizowany do wyświetlania na ekranie komputera lub tabletu. Aktywne pola, które zresztą korzystają nawzajem ze swojej zawartości (tzn. są ćwiczenia, do których zaciągana jest treść wcześniejszych odpowiedzi, dzięki czemu użytkownik unika irytującego wpisywania czy wręcz przeklejania raz wprowadzonych informacji), pozwalają skupić się na meritum i oszczędzić czas związany z mentalnym przełączaniem się pomiędzy różnymi plikami.

Poza rozległością treści i dotknięciem wszystkich praktycznych aspektów prowadzenia firmy, ważną cechą narzędziownika jest taki sposób zaprojektowania treści, który „uszczelnia“ użytkownika przed pominięciem istotnych szczegółów. Ćwiczenia opierają się na schematach, zestawieniach, procesach, wykonywanych w odpowiedniej kolejności. To wszystko po to, aby niczego nie przeoczyć, co w kontekście budowanie odporności na kryzys przyniosłoby przecież skutek odwrotny do zamierzonego.

Przed pominięciem ważnych treści chroni użytkownika również podsumowanie dotyczące każdego rozdziału osobno, a także rozległe przypomnienie najważniejszych zagadnień i wniosków, które powinny towarzyszyć przedsiębiorcy po wykonaniu zadań z poszczególnych części narzędziownika.

Nie tylko dla przedsiębiorców

Materiał projektowany był w taki sposób, aby umożliwić pracę z jego pomocą zarówno przedsiębiorcy, jak i mentorowi będącemu wsparciem dla przedsiębiorcy w kłopotach, ale również studentom na kierunkach związanych z przedsiębiorczością. Dla nich przewidziane są także filmy instruktażowe odnoszące się do odpowiednich części narzędziownika, wyjaśniające w dużo prostszej formie poszczególne zagadnienia. Zdaniem autorów są one na poziomie zbyt prostym dla większości przedsiębiorców, ale gdy materiał w narzędziowniku wydaje się być skomplikowany, również mogą okazać się pomocą.

Narzędzia dedykowane firmom rodzinnym

Konsorcjum EWE Network przygotowuje platformę e-learningową, gdzie znaleźć będzie można zarówno główny narzędziownik, jak i dodatkowe narzędzia, które stworzone zostały w trakcie prac projektowych.

Pewną część z nich będą stanowiły narzędzia zaprojektowane z myślą o firmach rodzinnych i rodzinnych przedsiębiorcach, jako szczególnej grupie, którą „opiekuje się“ w projekcie Fundacja Firmy Rodzinne.

Informacja o dostępie do platformy będzie opublikowana na stronie internetowej i w kanałach społecznościowych Fundacji Firmy Rodzinne.

ZESTAWIENIE WSZYSTKICH ĆWICZEŃ Z NARZĘDZIOWNIKA

1. Plan działania – Jak zrealizować mój osobisty plan działania wg MOOC?
2. Czerpanie siły z problemów
3. Uwolnij w sobie wewnętrznego optymistę
4. Poczucie sprawczości
5. Rozwój odporności dzięki poczuciu sprawczości
6. Tworzenie wartości
7. Tabela klient-produkt
8. Zbieranie danych o konkurencji
9. Realizacja i zarządzanie sprzedażą
10. Plan sprzedażowy dla 5 klientów
11. Pogłębianie relacji z klientem (lista kontrolna)
12. Relacje z klientem i narracja
13. Narracja dotycząca historii firmy
14. Odwzorowanie najważniejszych form działalności
15. Odwzorowanie kluczowych form działalności i zasobów
16. Ocena kluczowego partnera
17. Sprawozdanie przepływu środków pieniężnych
18. Model przychodów
19. Funkcje zarządzania (lista kontrolna)
20. Samozarządzanie – Koło Życia
21. Ocena ryzyka
22. Analiza ryzyka
23. Zarządzanie ryzykiem
24. Analiza SWOT
25. Ocena poziomu odporności – badanie
26. Planowanie budowy odporności
27. Opracowanie planu rozwoju odporności
28. Rozwój umiejętności budowania odporności